Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Cognivox Labs
Inhaber: Jasenthu Kankanamge Shehan Akalanka Samarasena
Schweppermannstraße 27
90408 Nürnberg
Deutschland

Telefon: +49 1522 1449074
E-Mail: info@cognivoxlabs.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Durchführung vorvertraglicher und vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Rechtsgrundlage genannt wird, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sie für vorvertragliche Maßnahmen oder die Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, oder auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.

Zu unseren berechtigten Interessen gehören insbesondere der sichere und zuverlässige Betrieb unserer Website, die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen sowie eine effiziente Unternehmenskommunikation.

3. Bereitstellung der Website und Hosting

Diese Website wird auf Serverinfrastruktur der Hetzner Online GmbH betrieben.

Anbieter:

Hetzner Online GmbH
Industriestraße 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Ressource
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-Informationen
• technische Request- und Fehlerdaten

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Systems zu gewährleisten sowie technische Störungen und missbräuchliche Nutzung erkennen zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und technisch funktionsfähigen Betrieb unseres Internetangebots.

Die Anwendung wird mit einer von uns verwalteten Coolify-Installation auf der Hetzner-Infrastruktur betrieben. Coolify wird hierbei nicht als eigenständiger externer Analysedienst in die Website eingebunden.

Protokolldaten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für den sicheren technischen Betrieb, die Fehleranalyse und die Abwehr von Missbrauch erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

4. Kontaktaufnahme per Kontaktformular

Auf unserer Website können Sie uns über ein Kontaktformular Projekt- oder Geschäftsanfragen senden.

Dabei können insbesondere folgende Angaben verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Angaben zu dem geplanten Projekt
• Beschreibung des zu lösenden Problems
• Budgetrahmen
• Zeitrahmen
• Informationen zu bestehenden Systemen oder Werkzeugen
• weitere von Ihnen freiwillig übermittelte Inhalte

Pflichtfelder sind im Formular entsprechend gekennzeichnet.

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses.

Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist oder im Zusammenhang mit einem bestehenden Vertrag steht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung eingehender geschäftlicher Kommunikation.

Die Angaben des Kontaktformulars werden nicht allein durch das Absenden direkt in einer eigenen Website-Datenbank gespeichert. Zur E-Mail-Übermittlung verwenden wir jedoch den nachfolgend beschriebenen Dienst Resend. Die Nachricht wird anschließend in unseren geschäftlichen E-Mail-Systemen verarbeitet.

Nach dem Absenden kann außerdem eine Bestätigungsnachricht mit einer Kopie Ihrer Anfrage an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet werden.

5. E-Mail-Versand über Resend

Für den technischen Versand von Nachrichten aus dem Kontaktformular nutzen wir Resend.

Anbieter des Dienstes ist:

Plus Five Five, Inc.
USA
Dienstname: Resend

Beim Absenden des Kontaktformulars können insbesondere folgende Daten über Resend verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Inhalt Ihrer Anfrage
• Empfänger- und Absenderinformationen
• technische Versand- und Zustellinformationen

Resend verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag zur Übermittlung der entsprechenden E-Mails.

Nach Angaben von Resend werden Kundendaten, einschließlich Nachrichteninhalten und Zustellprotokollen, in den Vereinigten Staaten verarbeitet bzw. gespeichert. Resend stellt für die Auftragsverarbeitung ein Data Processing Addendum zur Verfügung und beschreibt für internationale Datenübermittlungen unter anderem Standardvertragsklauseln und weitere anwendbare Transfermechanismen.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Art Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir speichern Korrespondenz nur so lange, wie dies zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage, für die weitere Geschäftsbeziehung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Weitere Informationen:
https://resend.com/security/gdpr

6. Kommunikation per E-Mail und Microsoft 365

Unsere geschäftlichen E-Mail-Postfächer werden über Microsoft 365 bereitgestellt.

Anbieter im europäischen Raum ist insbesondere:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder eine über das Kontaktformular übermittelte Nachricht in unserem Postfach eingeht, werden die Nachricht und die dazugehörigen Kommunikationsdaten in unseren Microsoft-365-Systemen verarbeitet.

Dazu können insbesondere gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Nachrichteninhalt
• Anhänge
• Datum und Uhrzeit
• technische Kommunikations- und Zustelldaten

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Zweck der Kommunikation. Bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen ist dies Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstiger geschäftlicher Kommunikation erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Microsoft stellt für seine Online-Dienste vertragliche Datenschutz- und Sicherheitsregelungen im Microsoft Products and Services Data Protection Addendum bereit. Datenstandorte und etwaige internationale Datenübermittlungen richten sich nach dem eingesetzten Microsoft-Dienst, der Mandantenkonfiguration und den jeweils geltenden Microsoft-Vertragsbedingungen.

Weitere Informationen:
https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement

7. Telefonische Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Informationen, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.

Abhängig vom Inhalt der Anfrage erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Terminbuchung über Calendly

Auf unserer Website befindet sich ein Link zu unserem Terminbuchungsangebot bei Calendly.

Anbieter:

Calendly LLC
USA

Calendly ist nicht als eingebettetes Widget auf unserer Website eingebunden. Beim bloßen Aufruf von cognivoxlabs.com wird daher aufgrund dieses Links keine Verbindung zu Calendly hergestellt.

Erst wenn Sie den Calendly-Link öffnen, verlassen Sie unsere Website und rufen den Dienst von Calendly auf. Für die dortige Verarbeitung gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Calendly.

Bei einer Terminbuchung können insbesondere verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Terminzeit
• Zeitzone
• Angaben zur Besprechung
• gegebenenfalls weitere von Ihnen eingegebene Informationen

Calendly kann die zur Organisation des Termins erforderlichen Buchungsinformationen an uns übermitteln.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit die Terminbuchung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Terminplanung und Geschäftskommunikation.

Calendly stellt ein Data Processing Addendum bereit, das Regelungen für internationale Datenübermittlungen enthält.

Weitere Informationen:
https://calendly.com/legal/privacy-notice

9. Externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Websites und Diensten.

Eine Verbindung zum jeweiligen externen Anbieter wird durch einen normalen Link grundsätzlich erst hergestellt, wenn Sie den Link aufrufen.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den verlinkten Websites ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

10. Schriftarten, Bilder und sonstige Website-Ressourcen

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden über die Anwendung selbst bereitgestellt.

Insbesondere werden die über Next.js eingebundenen Google-Schriftarten beim Betrieb der Website lokal ausgeliefert. Beim normalen Seitenaufruf wird daher aufgrund dieser Schriftarten keine direkte Verbindung des Browsers zu Google Fonts hergestellt.

Auch die auf der Website verwendeten Bilder, Logos und wesentlichen Gestaltungselemente werden nach dem derzeitigen technischen Stand lokal über unsere Website bereitgestellt, soweit in dieser Datenschutzerklärung nichts anderes beschrieben ist.

11. Cookies, lokale Speicherung und Tracking

Wir setzen auf der öffentlichen Cognivox-Labs-Website derzeit keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies ein.

Nach dem derzeitigen technischen Stand verwenden wir keine Besucher-Tracking-Systeme.

Die öffentliche Website verwendet derzeit auch keine Consent-Management-Plattform, da für die derzeit eingesetzten öffentlichen Website-Funktionen keine entsprechende allgemeine Tracking-Einwilligungsverwaltung implementiert wurde.

Sollten künftig Technologien eingesetzt werden, für deren Nutzung eine vorherige Einwilligung erforderlich ist, werden wir die technische Umsetzung und diese Datenschutzerklärung entsprechend anpassen.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur an solche Empfänger weitergegeben, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Hosting- und Infrastrukturprovider
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
• Terminplanungsdienste
• technische Dienstleister, soweit diese in unserem Auftrag tätig werden

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der Anforderungen des Art. 28 DSGVO, soweit diese Vorschrift auf das jeweilige Verhältnis Anwendung findet.

13. Datenübermittlungen in Drittländer

Einige von uns eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Dies betrifft derzeit insbesondere Resend und kann je nach Nutzung und Konfiguration auch weitere internationale Dienstleister wie Calendly oder Microsoft-Dienste betreffen.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der jeweils anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen. Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln oder andere nach Kapitel V DSGVO zulässige Garantien gehören.

Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutz- und Vertragsinformationen der jeweiligen Anbieter.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Daten aus Anfragen und geschäftlicher Kommunikation werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage, zur Durchführung oder Anbahnung einer Geschäftsbeziehung und zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Soweit gesetzliche handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, können bestimmte Unterlagen entsprechend länger gespeichert werden.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten,
• gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
• gemäß Art. 20 DSGVO Datenübertragbarkeit zu verlangen,
• gemäß Art. 21 DSGVO einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie eine erteilte Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an:

info@cognivoxlabs.de

wenden.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für nicht-öffentliche Stellen mit Sitz in Bayern ist insbesondere zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

Telefon: +49 981 180093-0

https://www.lda.bayern.de/

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen.

Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung

Auf Grundlage der derzeit öffentlich angebotenen Website-Funktionen findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO gegenüber Websitebesuchern statt.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft unter dieser Seite abrufbar.